Nützliche Hinweise für Aussteller und Helfer der Schwabenstein

Liebe LEGO-Freunde und -Freundinnen,

Du willst als Helfer oder Aussteller auf der Schwabenstein ausstellen/helfen? Das freut uns sehr! Hier sind ein paar Informationen für Dich, die Dir helfen sollen, sich gut bei uns zurecht zu finden.

Die Ausstellung “Schwabenstein” ist offiziell Teil der Spielemesse; diese wiederum ist Teil des traditionellen “Stuttgarter Messeherbstes”. Wir haben im Jahr 2018 die halbe Galerie der Halle 1 zur Verfügung gestellt bekommen und können uns daher auf 2.500 Quadratmeter brutto ausbreiten.

Der Messeherbst umfasst:

  • Spielemesse – Alles rund um Spiele
  • Kreativ
  • Cake it
  • Modell &Technik
  • Veggie – Frei von
  • Eat and Style
  • Babywelt
  • Heim und Familie
  • Autotage Stuttgart

Wir bieten Dir und Deinen angemeldeten Begleitern:

  • Eintritt zu allen anderen laufenden Messen;
  • Gemeinschaftsanlagen für Technik, Eisenbahn/Stadt, MoRaSt;
  • Zwei AFOL-Abende (Donnerstag und Samstag);
  • Einen großen Händlerbereich;
  • Wasser und Kaffee-Flat im Backstagebereich;
  • Eine fertig vorbereitete Ausstellungsfläche (Bei uns musst du keine Tische schleppen!);
  • Bautische für Kinder mit DUPLO, jeder Menge LEGO und Minecraft;
  • Teilnahme an Wettbewerben an der Rennstrecke mit deinem eigenen Racer mit der Chance auf einen Gewinn!

Und was bringst Du mit? Hast Du eine außergewöhnliche Idee? Brauchst Du etwas Bestimmtes dafür? Sprich uns direkt an!

Anmeldung als Aussteller oder Helfer:

Du kannst Dich unter events.schwabenstein.com anmelden und deine Modelle eintragen. Für 2018 haben wir leider keine freien Flächen mehr zu vergeben!

Modelle und Gemeinschaftsanlagen:

Wir freuen uns auf viele schöne Modelle für die Ausstellung! Wie immer gibt es einige Gruppen von LEGO-Leuten, die gemeinsam an einem MOC oder einer Anlage arbeiten. Bei der Registrierung Deines Modells kannst Du jeweils angeben, ob Dein Modell Teil einer solchen Gemeinschaftsanlage ist. Hier sind die bekannten Gemeinschaftsprojekte:

Gemeinschaftsprojekt Beschreibung Koordination
Technik Technik-Modelle Roger Müller
MoRaSt Eine Bahnanlage im Monorail-Standard Andreas Reikowski

 

Dienste:

Da so ein Event nur funktioniert, wenn alle mithelfen, erwarten wir, dass auch Du mindenstens einen Dienst pro Tag leistest. Ein Dienst dauert in der Regel zwei Stunden. Somit hast Du auch Zeit, dich mit anderen Ausstellern auszutauschen oder aber die anderen Messen zu besuchen. Dienste können sein:

  • Aufsicht der MOCs;
  • Aufsicht an den der Bautischen und ansprechbar sein für Interessierte;
  • Überwachung der Rennstrecke.

 Hotels:

In den letzten Jahren haben sich folgende Hotels empfohlen:

Anfahrt zur Messe Stuttgart, Adresse:

Landesmesse Stuttgart GmbH
Messepiazza 1
70629 Stuttgart

Durch die Lage zwischen Flughafen und Autobahn schafft das Messe- und Kongressgelände perfekte Bedingungen für die An- und Abreise. Direkte Anbindungen an die A8, die B27, den Flughafen, die S-Bahn Linie 2 oder 3 “Flughafen/Messe” und den übrigen ÖPNV sorgen für angenehm kurze Wege im Minutenbereich.

ÖPNV:

Die Landesmesse Stuttgart ist am besten über die S-Bahn-Linie 2 oder 3, Haltestelle “Flughafen/Messe”, zu erreichen. Diese Bahn verkehrt vom Hauptbahnhof Stuttgart vom Tiefbahnsteig 101/102. Am Automaten ist ein Ticket für 3 Zonen für 4,20 Euro einfach zu lösen. Das Handy-Ticket kostet 3,97 Euro. Für häufigere Fahrten empfiehlt sich das 4er-Ticket für 15,90 Euro. Wichtiger Hinweis: Die Tickets müssen unbedingt vor Antritt der Fahrt an einem Entwerter auf dem Bahnsteig entwertet werden. Eine Entwertung in der S-Bahn ist nicht möglich. Reisende mit nicht entwertetem Ticket werden bei einer der häufigen Kontrollen behandelt wie Reisende ohne gültigen Fahrausweis, was empfindliche Geldbußen nach sich ziehen kann. Weitere Tarifinfos finden sich unter vvs.de.

AUFBAUZEITEN sind:

Dienstag 20.11. ab 14 Uhr bis 20:00 Uhr

Mittwoch 21.11. von 07:00 bis 20:00 Uhr

Zufahrt zur Halle:

Die Einfahrt mit Fahrzeugen zum Aufbau und Abbau ist über die Zufahrt mit der Beschilderung (P30, P31, P32) zu finden. Vor dem Tor 1 fährst Du weiter zu Tor 2 und meldest Dich dort an. Dabei hinterlegst Du 100 € Kaution. Dann fährst Du Richtung Halle 1 und links weiter an der Halle 1 entlang bis zum P33. Dort kannst Du ausladen und die Fahrstühle benutzen. Alle Aussteller im Sektor 1 bis 4 fahren bis P33 – und alle Aussteller im Sektor 5-7 halten am Eck der Halle 1. Die Kaution von 100 € wird bei rechtzeitiger Ausfahrt innerhalb von 1 Stunde zurückerstattet. Danach könnt ihr an den Aufbautagen noch P30, P31 und P32 kostenlos parken.

Anfahrtsplan

ABBAUZEITEN:

Sonntag 25.11. ab 18 Uhr

Montag 26.11. bis 20:00 Uhr

Wichtiger Hinweis: Nach dem Ende des Publikumsbetriebes verwandelt sich die Rechtsform der Ausstellung in einen “Industriebetrieb”, woraus zwingend folgt, dass Minderjährige das Gelände verlassen müssen, sofern sie nicht vorher extra angemeldet worden sind.

ÖFFNUNGSZEITEN

  • Publikumsverkehr:
    • Donnerstag – Freitag 10:00 bis 18:00 Uhr
    • Samstag – Sonntag 09:00 bis 18:00 Uhr
  • Öffnungszeiten für Aussteller:
    • Donnerstag bis Sonntag ab 8 Uhr

Aufbau

Der Aufbau von Modellen ist am Dienstag, den 20.11., ab 14 Uhr bis 20 Uhr und am Mittwoch, den 21.11., ab 7 Uhr bis 20:00 Uhr möglich. Diese Aufbauzeiten sind unbedingt einzuhalten, denn das Sicherheitskonzept der Messe lässt einen späteren Aufbau nicht zu! Zur Not steht auch noch am Donnerstag von 7 Uhr bis 9 Uhr etwas Aufbauzeit zur Verfügung.

Unsere Ausstellungsflächen befinden sich dieses Jahr hauptsächlich in Halle 1 L-Bankforum auf der Galerie.

Parken:

Parken könnt ihr auf den Parkplätzen Ausstellerparkplätze (P30, P31, P32)
Direkt an den Hallen und im Freigelände stehen den Ausstellern 1.650 Parkplätze zur Verfügung. Man kann auch für 68 € einen Parkausweis für die 4 Messetage kaufen. Diese gibt es am Mittwoch und Donnerstag an der Einfahrt zu kaufen und müssen bar bezahlt werden.

Lagerung von Kisten

Für Deine Kisten und sonstigen Verpackungen steht Dir der Platz unter den Tischen zur Verfügung. Die Tische werden später mit Molton abgedeckt, damit ein aufgeräumter, einheitlicher Eindruck entsteht. 

Abbau

Bitte beginne mit dem Abbau am Sonntag nicht vor 18 Uhr. Komme nach dem Ende des Publikumsbetriebes zunächst in den Backstage-Bereich. Dort wird Daniel die Abschlussansprache halten und ggf wichtige Instuktionen geben. Du musst keine Tische abbauen, nur den Molton zusammenlegen. Die Einfahrt mit Fahrzeugen in die Halle ist normalerweise erst eine Stunde nach Ende der Veranstaltung möglich!

Ausweise

Du bekommst Deinen Ausweis in digitaler Form per Mail zugeschickt. Roter Rand ist für Auf-/Abbau und Blauer Rand ist für die Messe. Bitte drucke diese auf DIN A4 aus. Lanyards und Hüllen bekommst Du bei uns im Schwabenstein-Empfangsbüro im Sektor 1. Wichtig: Das Messepersonal hat ganz klare Anweisung, ohne Ausweis keinen Aussteller und Helfer einzulassen! Jeder Ausweis hat seinen eigenen, individuellen Barcode. Bitte stelle keine Fotos Deines Ausweises ins Netz, da sonst andere diesen nutzen können.

Aufenthaltsraum

Unser Aufenthaltsraum findest Du auf der Galerie in Sektor 5. Hier finden die Spiele statt, und der Raum soll Dir als Rückzugsraum dienen. Wir bitten, diesen so zu hinterlassen, wie Du ihn vorzufinden wünscht.

Verpflegung

Im Aufenthaltsraum werden für Dich Wasser und Kaffee sowie Knabberkram und kleine Snacks bereitstehen. Es wäre schön, wenn auch du eine kleine Spezialität, die sich gut als Fingerfood eignet, aus deiner Herkunfts-Region beisteuern könntest. Wer Kuchen oder dergleichen mitbringen möchte, kann dieses gerne tun. Über Spenden freuen wir uns immer.

AFOL-Abende:

Donnerstag 22.11 im Schönbuch Brauhaus ab 19.00 Uhr. Jeder Teilnehmer erhält zwei Gutscheine á 4 €. Das wird der Abend zum Kennenlernen und Einstimmen. Das Lokal liegt zwischen den beiden S-Bahn-Stationen “Stadtmitte” und “Hauptbahnhof” und ist von beiden aus fußläufig in kurzer Zeit zu erreichen.

Adresse: Schönbuch Brauhaus Bolzstrasse 10 70173 Stuttgart, S Bahn Hauptbahnhof, Tram “Schlossplatz”.

Samstag 24.11. im SSB Waldheim ab 19 Uhr. Hier zahlst Du nur Deine Getränke. Das Büffet bezahlen wir für die Teilnehmer, welche an mindestens 3 Tagen (ohne Aufbautage) Tagen da sind. Alle anderen können gerne teilnehmen, müssen dann aber den Unkostenbeitrag von 25 € bezahlen.  Das wird der Abend mit Spielen und Wühltüten. U 7 bzw U 8 “Waldau”.

Adresse: SSB Waldaupark, Friedrich-Strobel-Weg 4 – 6, 70597 Stuttgart

Hinweise für Käufer:

Es werden Verkäufer von losen LEGO-Steinen und aktuellen und nicht mehr im Handel verfügbaren Sets anwesend sein. Außerdem könnt Ihr Euch auch Steine gravieren lassen.

Kommerzielle Verkäufer

Schwabenstein 2×4 e.V. ist nur Gastgeber der Veranstaltung. Kommerziell wird das Ganze durch die Landesmesse Stuttgart GmbH betrieben. Professionelle Händler melden sich bei Kerstin Heim von der Messe Stuttgart an. Email unter kerstin.heim@messe-stuttgart.de oder +49 711 18560-2543

Vorträge und Workshops

Wir würden Dir neben der Ausstellung auch gerne ein paar Vorträge und/oder Workshops anbieten. Hierbei sind wir auf Deine Mithilfe angewiesen. Wenn Du ein Thema vorstellen wollt, dann gib das bitte bei Deiner Anmeldung mit an

MOC-Karten

MOC-Karten sind Beschreibungen der einzelnen Modelle für die Besucher. Sie enthalten Informationen zum Modell, dem Erbauer, der Zahl der verwendeten Steine und der Bauzeit. Wir bitten Dich, solche MOC-Karten für Deine Modelle anzufertigen. Hier kannst Du einheitliche Dokumentvorlagen herunterladen.

Wichtige Bedingungen, die ihr mit der Teilnahme bestätigt habt:

  1. Die maximale Standhöhe beträgt 3,50 Meter. Darüber hinausgehende Standhöhen müssen rechtzeitig vor der Veranstaltung angemeldet werden und bedürfen der schriftlichen Genehmigung seitens Schwabenstein 2×4 e.V.(S2x4) . Wir werden eine derartige Genehmigung nur nach Rücksprache mit der Messe Stuttgart erteilen.
  2. Die “Schwabenstein” ist eine Veranstaltung für Familien ohne Altersbegrenzung. Alle an den Ständen angebotenen und präsentierten Produkte und Eigenbauten müssen ohne Altersfreigabe zugelassen sein. Anderenfalls hat der Aussteller entsprechende Vorkehrungen zur Einhaltung des JuSchG zu treffen.
  3. Die Werbung für politische und weltanschauliche Zwecke ist verboten.
  4. Es wird keine Absperrungen geben.
  5. Jeder erklärt sich zu Diensten wie MOC-Wache und Aufsicht der Spieleecken bereit. Damit Du als Helfer besser gesehen wirst und fürs Publikum ansprechbar bist, trägst Du in Deinen Schichten Warnwesten mit dem Emblem des Veranstalters, sprich mit “Schwabenstein 2×4 e.V.”.
  6. Die Auf- und Abbauzeiten sind unbedingt einzuhalten. Der Auf- und Abbau der Stände ist nicht zulässig, wenn die Veranstaltung für die Öffentlichkeit geöffnet ist. Das Schmücken/ Dekorieren der Layouts ist selbstverständlich immer, auch während der Veranstaltung, möglich.
  7. Die Teilnehmer stellen sicher, dass kein Abfall bei seinem/ ihrem Stand zurückbleibt.
  8. Das Rauchen ist in den Gebäuden nicht gestattet. Alkoholkonsum am Ausstellungsstand während der Publikumszeiten ist untersagt
  9. Die schwarzen Abdecktücher werden vom Verein zur Verfügung gestellt und sollten mit Respekt behandelt werden (Einschneiden/ Abschneiden etc. ist verboten.) Bei einem Gruppenlayout wird ein Verantwortlicher aus dieser Gruppe ernannt, der die Montage und Demontage begleitet. Die Montage, Demontage und das Aufräumen wird durch die gesamte Gruppe durchgeführt.
  10. Wenn der Teilnehmer seine/ ihre Teilnahme an der Veranstaltung stornieren möchten, meldet der Teilnehmer dies schnellstens dem Organisator.
  11. Wenn ein Aussteller bemerkt, dass Teile seines Ausstellungobjektes oder seiner Sammlung fehlen, meldet er dies umgehend dem dem Organisator. In keinem Fall übernimmt der Organisator die Haftung bzw die Kosten für Verluste aller Art. Der Organisator hat eine Versicherung abgeschlossen, die den Transport und die Veranstaltung versichert. Es werden vor Beginn der Ausstellung Fotos aller Ausstellungsstücke angefertigt.

Jeder Teilnehmer ist verpflichtet, diese Regeln zu lesen und zu verstehen. Jeder Teilnehmer akzeptiert mit seiner Teilnahme diese allgemeinen Teilnahmebedingungen. Ebenfalls verpflichten sich die Teilnehmer, sich strikt an diese Regeln zu halten und gegebenenfalls zusätzliche Richtlinien des Organisators zu befolgen.

Streitigkeiten, die aus Situationen entstehen, welche nicht durch die Vorschriften gedeckt sind, werden vor Ort und schnellstmöglich zwischen dem betroffenen Teilnehmer und dem Organisator unter Ausschluss der Öffentlichkeit geklärt.

Bei Nichtbeachtung kann der Veranstalter beschließen, den Teilnehmer von der Veranstaltung auszuschließen und/ oder den Stand entfernen zu lassen. Ebenfalls kann entschieden werden, den Teilnehmer von zukünftigen Schwabenstein Veranstaltungen auszuschließen.

Im Falle, dass dem Veranstalter Kosten (welcher Art auch immer) durch die oben genannten Maßnahmen entstehen, kann der Veranstalter diese Kosten dem Teilnehmer in Rechnung stellen.

Solltest Du noch Fragen haben, richte diese gern an event@schwabenstein.com